L’Arxiu Històric del Centre Excursionista de Catalunya

Quadre de fons del AHCEC

01. FONS D’INSTITUCIONS

011 Centre Excursionista de Catalunya (1876-2010)

012 Associació Catalanista d’Excursions Científiques (1876-1891)

013 Associació d’Excursions Catalana (1878-1891)

 

02. FONS D’ASSOCIACIONS I FUNDACIONS

021 Associació Artístico-Arqueològica Barcelonesa (1877-1914)

022 Estudi de la Masia Catalana (1823-1976)

 

03. FONS PERSONALS

031 Lluís Estasen i Pla (1908-1927)

032 Albert Oliveras i Folch (1919-1989)

033 Emili Ullés i Costa (1961-1995)

034 Artur Osona i Formentí (1840-1901)

035 Josep Iglésies i Fort (1902-1986)

036 Lluís Puntís i Pujol (1930-2014)

 

04. COL·LECCIONS

041 Col·lecció Josep Maria Batista i Roca (1975-1995)

042 Col·lecció Josep Llaudó i Majoral (1927-1983)

043 Col·lecció Joan Baptista Cendrós i Carbonell (1958-1981)

044 Col·lecció de documents històrics (1750-1850)

045 Col·lecció de Pergamins (1082-1926)

046 Col·lecció de Segells (1255-1852)

047 Col·lecció de Cartells del CEC (1883-2010)

048 Col·lecció de goigs i auques (1730-2000)

049 Col·lecció de Reculls de premsa sobre el CEC (1935-2002)

050 Col·lecció de Dibuixos i gravats (1876-1936)

Presentació

El reglament ha d’esdevenir el context normatiu que delimiti amb claredat quines són les competències de la unitat d’Arxiu Documental del CEC i que estableixi quines són les seves funcions entorn del patrimoni documental de la insittució. Aquesta proposta de reglament per al CEC prèn com a base la proposta de reglament del servei d’arxiu municipal el·laborat pel grup de treball de la Diputació de Barcelona i l’Associació d’arxivers de Catalunya l’any 1995 i és fruit de l’anàlisi de les necessitats documentals de la institució.

l reglament es divideix en cinc capítols, els dos primers referits a les definicions de l’Arxiu Històric i del seu responsable tècnic, l’arxiver; la resta es desplega seguint les tres funcions bàsiques de la unitat: la gestió dels documents, l’accés a la documentació i la protecció i la difusió del patrimoni documental.

El fet que el CEC hagi superat els 132 anys d’exitència ha comportat un augment considerable de la documentació i, en conseqüència, el plantejament de múltiples problemes en la seva gestió. El CEC, com a institució decladara d’utilitat pública està obligada legalment a tenir la seva documentació organitzada i, al mateix temps, ha de donar resposta a les necessitats que plantegen una gestió documental transparent i eficaç, el dret d’accés a la informació per part del llurs socis i de tota la ciutadania i la protecció, recuperació i difusió del patrimoni documental de la institució.

L’objecte d’aquest reglament és el de definir i regular les competències de l’arxiu històric del CEC i les responsabilitats de l’arxiver. Pel que fa a les funcions vinculades a la gestió dels documents, es reglamenten aspectes concrets sobre el seu àmbit d’aplicació, el sistema de gestió de documents, la transferència, avaluació i tria de la documentació, així com les condicions necessàries per a la seva conservació. Sobre l’accés a la documentació es regula la consulta i el préstec d’ordre intern i extern en relació a les restriccions legals existents, les condicions que han de regir en la reproducció de documentació i l’ús públic d’aquestes reproduccions.

 

Articulat

CAPÍTOL 1

DEL SERVEI DE L’ARXIU HISTÒRIC DEL CEC

Secció I

Definició

Article 1

L’Arxiu Històric del Centre Excursionista de Catalunya (des d’ara AHCEC) és un servei especialitzat en la gestió i el tractament de la documentació, en la seva custòdia i en la seva divulgació. L’AHCEC administra, custodia i divulga el patrimoni documental del Centre Excursionista de Catalunya.

Article 2

L’AHCEC depèn, a efectes de titularitat i de gestió, de l’Àrea Documental del CEC i s’ha demanat l’adscripció al Sistema d’Arxius de la Generalitat de Catalunya dintre de l’àrea d’arxius privats amb l’acrònim AHCEC.

Article 3

El CEC garanteix el manteniment i promoció d’aquest servei i, d’acord amb la legislació vigent, li atribueix les següents competències: organitzar i difondre el patrimoni documental del CEC, facilitem el dret a la informació, la investigació i vetllar per la salvaguarda del patrimoni documental de la institució.

Secció 2

De l’Arxiu històric del CEC i del patrimoni documental que l’integra.

Article 4

Constitueix l’AHCEC el conjunt orgànic de documents, independentment de la seva data i suport, generats pel CEC en l’exercici de les seves funcions, així com els de persones físiques, jurídiques, públiques o privades que li n’hagin fet cessió.

Article 5

S’entén per document, en els termes d’aquest reglament, qualsevol expressió en llenguatge natural o convencional i qualsevol expressió gràfica, sonora o en imatge, independentment de la seva data, recollida en qualsevol tipus de suport material, inclosos els suports informàtics. S’exclouen els exemplars no originals d’edicions.

Article 6

Es considera patrimoni documental del CEC, en base a l’article 1 de la Llei 6/1985, de 26 d’abril, d’arxius, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 setembre, del patrimoni cultural català, i l’article 49.2 de la Llei 16/1985 de 25 de juny, del patrimoni històric espanyol, el conjunt de documents generats, rebuts o reunits per:

6.1. El CEC,  les seccions i els diferents òrgans externs vinculats al CEC.

6.2. Les persones físiques al servei del CEC en l’exercici de les seves funcions.

6.3. Les persones jurídiques que depenen del CEC.

6.4. Les persones físiques o jurídiques gestores de serveis a càrrec del CEC amb tot allò que es relacioni amb la gestió dels esmentats serveis.

6.5. Les persones físiques o jurídiques que, malgrat no tenir vinculació amb la gestió dels serveis del CEC, facin cessió expressa dels seus fons documentals.

6.6. El CEC mitjançant llegat històric o adquisició a tercers.

Article 7

La documentació generada per les persones que exerceixen funcions en el CEC, forma part del patrimoni documental de la institució i mai no podrà ser considerada com una propietat privada. Quan finalitzi l’exercici de les funcions específiques desenvolupades o de les tasques de representació assumides, la documentació haurà de restar a l’arxiu històric.

Així mateix, totes les fundacions, patronats, serveis i empreses que puguin estar vinculades amb el CEC hauran de transferir periòdicament la seva documentació, degudament organitzada i relacionada, a l’ Arxiu Històric.

Secció 3

Les funcions de l’Arxiu Històric del Centre Excursionista de Catalunya

Article 8

D’acord amb les competències establertes a l’article 3 d’aquest reglament, les funcions de l’AHCEC comprenen:

1. a) La gestió dels documents en fase semiactiva i inactiva o històrica.

1. b) L’accés a la documentació.

1. c) La protecció i difusió del patrimoni documental.

Article 9

La gestió dels documents comprèn:

9.1. Analitzar i identificar la documentació produïda pel CEC.

9.2. Establir normes reguladores de classificació, ordenació i tractament de la documentació durant la seva gestió en els diferents òrgans i departaments del CECl, i controlar-ne l’aplicació.

9.3. Establir criteris i normatives per a la transferència i l’ingrés de documentació a l’AHCEC.

9.4. Realitzar les propostes de conservació i d’eliminació de documentació d’acord amb el marc legal i normatiu existent.

9.5. Marcar directrius per a la correcta ubicació física dels documents i establir les condicions idònies que han de reunir els locals del dipòsit i les instal·lacions necessàries per a la seva utilització i seguretat.

9.6. Contribuir a una millor eficàcia i un millor funcionament de l’Administració del CEC mitjançant l’elaboració d’inventaris, catàlegs, índexs, repertoris i d’altres instruments de descripció documental necessaris per tal de facilitar d’una manera ràpida i pertinent la documentació necessària per a la resolució de tràmits

Article 10

L’accés a la documentació exigeix:

10.1. Establir les condicions de consulta i préstec de documents per a les diferents dependències del CEC i mantenir un registre de tots els documents prestats.

10.2. Elaborar inventaris, catàlegs, índexs, repertoris i d’altres instruments de descripció documental que facilitin l’accés dels usuaris a la documentació.

10.3. Afavorir l’accés i la consulta de la documentació a tots els investigadors, els estudiosos i els ciutadans en general, d’acord amb el marc legal i normatiu existent i mantenir una relació d’investigadors i confeccionar les estadístiques d’investigadors i d’usuaris.

Article 11

La protecció i difusió del patrimoni documental implica:

11.1. Promoure la difusió del patrimoni documental del CEC mitjançant exposicions, publicacions, conferències, serveis pedagògics i en general totes aquelles activitats encaminades a mostrar i a divulgar el llegat documental que custodia el CEC i que forma part del patrimoni històric de la ciutat.

11.2. Fomentar la protecció del patrimoni documental de la institució mitjançant propostes d’adquisició, de donació o de dipòsit, en el cas que sigui possible.

11.3. Vetllar contra l’espoli del patrimoni documental, entenent com a tal qualsevol acció o omissió que posi en perill de deterioració, de pèrdua o de destrucció de tots o d’alguns dels valors dels béns que integren el patrimoni documental.

Article 12

Per al desenvolupament de les seves funcions l’AHCEC haurà de comptar amb els mitjans adequats pel que fa a instal·lacions, espai, personal i recursos materials necessaris. Les instal·lacions de l’AHCEC tenen com a funció única i exclusiva les que li són pròpies i específiques i en cap cas no podran ser utilitzades amb altres finalitats. Les zones de treball i de dipòsit de documentació es consideraran d’accés restringit i no hi podran tenir accés persones alienes a l’AHCEC sense anar acompanyades per algú del mateix servei, llevat en cas de circumstàncies excepcionals de força major.

 

CAPITOL II

DE L’ARXIVER DE L’AHCEC

Article 13

L’arxiver és el cap de L’AHCEC, el qual depen del Cap de l’Area Documental i a la seva vegada del cap de l’Àrea Patrimoni Documental

Article 14

És el responsable del bon ordre i funcionament de l’AHCEC i, de les instal·lacions, així com del personal que hi treballa i anualment elaborarà la memòria recapitulativa del servei. Les claus de les instal·lacions estaran sota la seva custòdia directa quan hi sigui a la seu del CEC

Article 15

L’arxiver, a petició d’interessat, podrà emetre certificacions i còpies autenticades de documentació dipositada a l’AHCEC.

Article 16

Les funcions de l’arxiver contemplades en aquest reglament podran ser delegades totalment o parcial en d’altres persones del mateix servei, de manera temporal, amb motiu de vacances, baixes, permisos o d’altres causes, llevat de les funcions que li hagin estat delegades.

Article 17

L’arxiver podrà proposar o, si s’escau, decidir qualsevol mesura que consideri necessària i que no estigui prevista en aquest reglament, adreçada a millorar el compliment i el desenvolupament de les funcions i les finalitats enumerades com a pròpies del ervei i contemplades en el capítol 1, secció 3 d’aquest reglament.

Article 18

L’arxiver, en l’àmbit de la seva actuació, haurà d’interessar les autoritats competents per tal que adoptin les mesures oportunes contra l’espoli del patrimoni documental  en base a l’article 7 de la LLei 16/1985, de 25 de juny, del patrimoni històric espanyol, a l’aparat e) de l’article 63.2 de la Llei 8/1987, de 15 d’abril, municipal i de règim local de Catalunya i a l’article 3 de la Llei 9/1993, de 30 setembre, del patrimoni cultural català

 

CAPITOL III

DE LA GESTIÓ DELS DOCUMENTS

Secció 1

Definició i àmbit d’actuació

Article 19

La gestió dels documents és el conjunt de les operacions i de les tècniques relatives a la concepció, el desenvolupament, l’aplicació i l’avaluació dels sistemes necessaris des del moment de la creació o la recepció dels documents fins a la seva transferència, eliminació o conservació a l’AHCEC.

Article 20

La gestió dels documents incidirà sobre tota la documentació que es genera al CEC, així com en aquells organismes autònoms on el CEC tingui una participació majoritària.

Article 21

És objecte de la gestió dels documents tota la documentació entesa en els termes que s’expressen en l’article 5 d’aquest reglament, així com els instruments de descripció relatius a aquesta documentació.

Secció 2

Del Sistema de Gestió de Documents

Article 22

El Sistema de Gestió de Documents es fonamenta en l’aplicació del Quadre de Classificació de la documentació del CEC i en la normalització dels documents i dels seus continents des del moment de la seva creació o recepció. El Sistema de Gestió de Documents ha de garantir el seguiment i localització de qualsevol document en tots i cadascun dels circuits de l’actuació sobre els documents, les condicions de la seva transferència, la seva conservació i el seu accés.

Article 23

El AHCEC és l’òrgan especialitzat en l’administració del Sistema de Gestió de Documents i, per tant, l’encarregat d’elaborar, revisar i mantenir al dia el Quadre de Classificació de la documentació. Així mateix, l’AHCEC establirà els calendaris que, en relació al Quadre de Classificació, regiran la transferència, l’accés i la conservació i eliminació de la documentació, d’acord amb la legislació vigent aplicable

Article 24

La inclusió en el Quadre de Classificació de noves sèries documentals és una funció exclusiva de l’AHCEC. Tanmateix aquest tindrà en consideració els criteris o propostes de les unitats productores de documentació. D’altra part, qualsevol modificació a nivell formal, de contingut o de tramitació que es produeixi a les sèries documentals ja existents, haurà de comunicar-se a l’AHCEC per tal que aquest procedeixi a una nova avaluació i actualitzi, si s’escau, el Quadre de Classificació i calendaris corresponents.

Article 25

L’AHCEC, en tant que administrador del Sistema de Gestió de Documents, podrà establir normatives específiques que regulin i millorin aspectes concrets sobre normalització de documents i continents, la seva transferència, la seva conservació, etc.

Article 26

Les normatives i directrius de l’AHCEC hauran de ser aprovades, per a la seva implantació, per l’òrgan de govern competent i regiran en tots els àmbits de l’actuació documental i en totes les unitats productores de documentació.

Article 27

L’AHCEC promourà la formació del personal sobre les bases de funcionament del Sistema de Gestió de Documents i oferirà l’assessorament necessari per al bon funcionament de la gestió de la documentació.

Secció 3

De la transferència de documentació

Article 28

Cadascun dels departaments del CEC, així com els organismes autònoms i les empreses que hi estan vinculades, transferiran periòdicament la seva documentació, la tramitació administrativa de la qual hagi finalitzat, a l’AHCEC. Mentrestant la documentació haurà de ser custodiada per les unitats productores.

Article 29

Seran objecte de transferència els llibres oficials, expedients i qualsevol altre document en els termes que s’expressen en l’article 5 d’aquest reglament, així com els instruments de descripció relatius a aquesta documentació.

Article 30

Les transferències de documentació es faran d’acord amb la classificació que l’AHCEC hagi determinat, segons les necessitats de les diferents unitats productores de documentació i de la capacitat de recepció de documentació de l’AHCEC.

Article 31

La documentació es transferirà d’acord amb el calendari establert per l’AHCEC. En qualsevol cas, la documentació que superi els 30 anys d’antiguitat haurà de ser custodiada per l’AHCEC, llevat d’aquells casos concrets en què ho determini la Junta Directiva previ informe de l’arxiver.

Article 32

La documentació desordenada, barrejada o deteriorada no serà admesa per a la seva custòdia per l’AHCEC, llevat que hi consti una diligència específica del cap de la unitat productora, indicant el seu caràcter incomplet, la manca concreta d’algun element constitutiu i les raons que l’han motivada.

Article 33

La documentació transferida a l’AHCEC haurà d’anar acompanyada del corresponent formulari de transferència que les unitats remitents ompliran en base a la normativa que estableixi l’AHCEC.

Article 34

L’AHCEC comprovarà si la documentació transferida es correspon amb la indicada en el formulari. En el cas que no s’ajusti a les normes establertes per l’AHCEC, que la seva descripció no sigui suficientment detallada o que contingui algun tipus d’error o omissió, o que la seva instal·lació no fos la correcta, es retornarà la documentació al servei remitent indican les deficiències i. no s’admetrà el seu ingrés a l’AHCEC fins que no s’hagin corregit.

Article 35

La documentació que es transfereixi a l’AHCEC haurà de ser sempre original. No s’acceptaran còpies innecessàries.

Secció 4

De l’avaluació i tria de documentació

Article 36

L’avaluació i tria de documentació es farà en base al procediment que determina el Decret 117/1990, de 3 de maig, sobre avaluació i tria de documentació de l’Administració pública, i a les normes dictades pel Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya a l’Ordre de 8 de febrer de 1994.

Article 37

El procediment d’avaluació i tria de documentació s’aplicarà a tota la documentació, independentment de la seva edat i de la seva ubicació, tal com es preveu en el Decret 128/1994, de 16 de maig, pel qual es modifica el Decret 117/1990, de 3 de maig, sobre avaluació i tria de documentació de l’Administració pública. Tanmateix i com a norma general, no pot ser objecte d’avaluació i tria la documentació anterior a l’1 de gener de 1940.

Article 38

L’AHCEC és l’encarregat d’establir i actualitzar el calendari de conservació i eliminació de la documentació.

Article 39

En base a l’article 6 del Decret 117/1990, de 3 de maig, sobre avaluació i tria de documentació de l’Administració pública, no es podrà eliminar documentació sense resolució favorable de la Comissió Nacional d’Avaluació i Tria de Documentació (CNATD) i prèvia proposta de l’arxiver i informe del president de la institució. L’AHCEC podrà establir una normativa específica sobre quina documentació s’ha d’eliminar (fotocòpies, documentació duplicada…) abans de la seva transferència.

Article 40

L’AHCEC és l’encarregat de portar el Registre d’Eliminació de Documentació, on constarà el número de registre d’eliminació, la data de resolució de la CNATD, la data d’execució, el tipus de documentació o sèrie documental, el metratge i el mostreig que se n’hagi realitzat

Secció 5

De la conservació de la documentació

Article 41

L’AHCEC vetllarà perquè en totes les dependències es donin les condicions ambientals, de seguretat i d’higiene adequades per a una bona conservació i protecció de la documentació.

Article 42

Per garantir la conservació del suport i de la informació dels documents l’AHCEC proposarà la utilització de materials (papers, sistemes d’impressió, unitats d’instal·lació…) i sistemes de protecció adients (còpies de seguretat, microfilmacions, regravacions…)

Article 43

En el cas de detectar-se processos de deteriorament i/o degradació de la documentació, l’AHCEC prendrà les mesures necessàries. Si la restauració del document requereix traslladar-lo, ho haurà d’autoritzar l’òrgan competent, previ informe de l’arxiver.

 

CAPÍTOL IV

DE L’ACCÉS A LA DOCUMENTACIÓ

Secció 1

Disposicions generals

Article 44

A l’efecte d’aquest reglament resten clarament difererenciades, pel que fa a normes i procediments, les consultes internes realitzades per les diferents departaments de la institució o pels representants d’aquests, de les consultes públiques o externes, enteses per aquestes les efectuades pels ciutadans en general, sigui quin sigui el seu motiu.

Article 45

L’AHCEC atendrà, tant el públic com la consulta interna, durant l’horari de consulta. Fora de l’horari normal d’obertura no s’hi podrà accedir ni utilitzar els seus serveis. En cas d’inevitable necessitat, el seu accés s’haurà de realitzar prèvia autorització escrita del cap de l’Area Documental i en presència de l’arxiver o persona en qui delegui per escrit. L’usuari haurà de fer una petició raonada per escrit on s’expliquin detalladament els motius que justifiquen la seva demanda.

Article 46

En les instal·lacions de l’AHCEC caldrà respectar unes normes bàsiques de comportament per a no alterar les condicions de treball. Així mateix, els usuaris no podran prendre pel seu compte dels prestatges o dipòsits d’accés restringit els documents que desitgin consultar. Els documents se serviran per rigorós ordre de comanda

Article 47

L’AHCEC, d’acord amb les seves possibilitats i mitjans, establirà les prioritats d’intervenció sobre la documentació ja produïda que no disposi d’instruments de descripció, i n’elaborarà els que consideri més adequats per tal de facilitar l’accés dels usuaris a la documentació: inventaris, catàlegs, índexs, repertoris, etc.

Secció 2

De la consulta i préstec d’ordre intern

Article 48

L’AHCEC posarà la documentació a disposició dels diferents departaments que podran consultar-la, prèvia sol·licitud, a les mateixes dependències de l’AHCEC. Es podrà deixar en préstec sota la responsabilitat de cada departament, sempre que s’acompleixin els requisits contemplats en els articles 31, 32, 33 i 34 d’aquest reglament.

Article 49

El préstec de documents es farà mitjançant formulari signat pel sol·licitant. Quan es retorni la documentació, l’AHCEC en deixarà constància en el mateix formulari.

Article 50

Queda exclosa de préstec la documentació que tingui una antiguitat superior als 30 anys. En aquests casos la documentació haurà d’examinar-se a la sala de consulta de l’AHCEC.

Article 51

La documentació retornada haurà de mantenir les mateixes característiques, ordre, constitució interna i externa, neteja i condicions en què estava quan va ser facilitada per a la seva consulta. En cas contrari, no s’acceptarà la seva devolució fins que, en opinió de l’arxiver, no s’acompleixin les esmentades condicions. A més, l’arxiver ho comunicarà per escrit al cap de servei sol·licitant i, en darrer terme, a l cap de l’Area Docuemtnal per tal que es prenguin les mesures oportunes.

Article 52

El termini ordinari de préstec no serà superior a 1 mes. Si fos necessari es podrà prorrogar fins a un màxim d’un any. En cap cas el préstec es podrà considerar indefinit.

En el cas de superar el termini, l’arxiver comunicarà al cap de servei sol·licitant i, en darrer terme, al cap de l’Area Documental les infraccions que s’estiguin produint per tal que els documents siguin reintegrats a l’AHCEC i s’adoptin les mesures que es considerin oportunes contra els responsables de les esmentades infraccions.

Article 53

En cap cas no es deixaran en préstec parts d’expedients o documents separats de la unitat documental de la qual formen part.

Article 54

L’AHCEC té com a funció facilitar els instruments de descripció necessaris per a la localització i consulta de la documentació pertinent. La recerca d’informació anirà a càrrec dels peticionaris o interessats.

Article 55

Quan un departament vulgui consultar documentació d’accés restringit generada per una altre departament, caldrà l’autorització escrita del cap de servei que l’ha transferida.

Article 56

La consulta i préstec de documentació per part de membres de òrgans del CEC considerarà d’ordre intern. En el cas de documentació amb restriccions d’accés caldrà demanar-ho al cap de l’Area Documental.

Article 57

La documentació en préstec no sortirà de les oficines del CEC.

Secció 3

De la consulta i préstec d’ordre extern

Article 58

El CEC facilitarà l’accés dels ciutadans a la documentació dipositada a l’AHCEC, sens perjudici de les restriccions definides en la llei o de les que es puguin establir per raons de conservació. La consulta es basarà en la normativa específica aplicable.

Article 59

Les sol·licituds de documentació hauran de contenir les dades personals del sol·licitant i la finalitat de la consulta. L’AHCEC es reserva el dret d’exigir als usuaris la presentació del DNI, passaport i carnet de soci si s’escau per acreditar les dades personals.

Article 60

Els investigadors podran consultar documentació afectada per l’article 18.1 de la Constitució Espanyola, sempre que garanteixin el dret a la intimitat de les persones. L’investigador haurà de signar un document on es comprometi a respectar aquest dret.

Article 61

Les persones que deteriorin llibres, documents o qualsevol mena d’objectes hauran d’indemnitzar els danys causats d’acord amb la valoració que es realitzi, previ informe de l’arxiver, sens perjudici de les responsabilitats que se’n puguin derivar.

Article 62

La documentació resta exclosa de préstec i s’ha de consultar en els locals habilitats per aquesta finalitat.

Article 63

Únicament es podrà sol·licitar el préstec temporal de documents amb finalitat de contribuir a la difusió del patrimoni documental per a exposicions o per a qualsevol altra fórmula de divulgació cultural, però caldrà respectar les clàusules següents:

63.1. Les sol·licituds de préstec es formularan per escrit amb indicació clara dels documents sol·licitats, del nom del responsable que es farà càrrec dels trasllats, custòdia i retorn de la documentació i del termini de préstec sol·licitat. La resolució de l’òrgan competent, previ informe de l’arxiver, es comunicarà per escrit.

63.2. Si l’estat de conservació ho aconsella, l’AHCEC encarregarà reproduccions de la documentació sol·licitada a càrrec del sol·licitant.

63.3. Abans de lliurar la documentació se’n farà una còpia de seguretat, que anirà a càrrec del sol·licitant.

63.4. Les despeses d’embalatge, transport, etc. aniran a càrrec del sol·licitant.

63.5. El sol·licitant contractarà una assegurança que cobrirà tots els riscos als quals estarà sotmesa la documentació. Si se sol·licita una pròrroga del termini de cessió, s’haurà de demanar autorització i ampliar també el termini de l’assegurança.

63.6. S’exigiran les condicions de conservació i sistemes de seguretat adequats i es convindrà amb claretat la prohibició d’utilitzar qualsevol sistema de fixació (grapes, cintes adhesives…) que pugui perjudicar el document.

63.7. Resta totalment prohibida la realització de qualsevol tipus de còpia sense l’autorització de l’AHCEC.

63.8. L’AHCEC portarà un Registre de préstecs on constarà el número de registre de préstec, la data d’aprovació, la data de préstec, les dades del sol·licitant, el motiu de la sol·licitud i la data de retorn.

Secció 4

De la reproducció i ús de documents

Article 64

Qualsevol persona o entitat pot obtenir reproduccions dels documents de l’AHCEC, exceptuant aquells l’accés als quals estigui restringit per la legislació vigent o per voluntat del dipositant en el cas de cessions.

Article 65

L’AHCEC establirà el mitjà més adequat per a procedir a la reproducció segons les característiques físiques del document. En casos excepcionals es permetrà que professionals designats per l’AHCEC puguin realitzar la reproducció fora de les dependències del servei

Article 66

Per a la reproducció de qualsevol tipus de document es requereix la sol·licitud prèvia de l’interessat i l’autorització expressa i per escrit, en el mateix imprès, de l’arxiver. El sol·licitant haurà de fer constar la finalitat de la reproducció.

Article 67

L’autorització de reproducció no atorga cap dret de propietat intel·lectual o industrial a qui la realitzi o la obtingui, en correspondència amb els articles 17 a 21 i 56 del Reial Decret 1/1996, de 12 d’abril, pel qual s’aprova el text refós de la Llei de la propietat intel·lectual.

Article 68

L’AHCEC reproduirà els documents previ pagament dels corresponents preus aprovats per la junta directiva.

Article 69

Com a norma general l’AHCEC només farà fotocòpies d’aquells documents que no estiguin relligats i sempre i quan la reproducció no repercuteixi negativament en el seu estat de conservació. L’arxiver oferirà mitjans de reproducció alternatius segons les possibilitats de l’AHCEC.

Article 70

Els dibuixos, fotografies, gravats i mapes es reproduiran, preferentment, mitjançant fotografia, microfilm o digitalització.

Secció 5

De l’ús públic de les reproduccions

Article 71

En el cas d’utilització de reproduccions de documents de l’AHCEC per editar-los o difondre’ls públicament, s’haurà de fer constar obligatòriament la seva procedència. Quan es tracti de reproduccions d’imatges també s’haurà de fer constar el nom del seu autor, sens perjudici d’altres obligacions que es puguin establir amb l’AHCEC o que se’n puguin derivar quant a drets d’autor.

Article 72

Quan es tracti de documentació reproduïda fotogràficament l’AHCEC cedirà la reproducció en concepte de lloguer de la imatge i per a un sol ús i edició. Qualsevol reedició haurà de comptar amb un nou permís de reproducció.

Article 73

Tota edició en la qual es reprodueixin documents de l’AHCEC podrà ser objecte d’inspecció prèvia a l’edició si així ho sol·licita el propi servei.

Article 74

De tota edició en la qual s’utilitzin reproduccions de documents de l’AHCEC s’hauran de lliurar dos exemplars l’AHCEC, prèviament a la seva comercialització, per tal que s’incorporin al seu fons. Aquesta condició serà vàlida tant per a l’edició de llibres, com per a vídeos, cartells o d’altres productes sobre materials aptes per a la reproducció d’imatges. Segons el tipus d’edició l’AHCEC podrà establir altres condicions.

Article 75

El CEC es reserva el dret d’emprendre les accions legals que cregui oportunes contra aquelles persones que incompleixin les condicions establertes en aquest reglament o en els acords específics signats per ambdues parts.

 

CAPITOL V

DE LA PROTECCIÓ I DIFUSIÓ DEL PATRIMONI DOCUMENTAL

Secció 1

Disposicions generals

Article 76

Formen part del patrimoni documental, en base a l’article 19 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català i l’article 49 de la Llei 16/1985, de 25 de juny, del patrimoni històric espanyol:

76.1. El patrimoni documental del CEC segons es defineix a l’article 6 d’aquest reglament.

76.2. Els documents de més de quaranta anys d’antiguitat produïts o rebuts en l’exercici de les seves funcions per qualsevol entitat o persona jurídica de caràcter privat que desenvolupi llur activitat al CEC

76.3. Els documents de més de cent anys d’antiguitat produïts o rebuts per qualsevol persona física i els documents de menys antiguitat que hagin estat produïts en suports de caducitat inferior als cent anys, com és el cas dels audiovisuals en suport fotoquímic o magnètic.

Es considerarà també patrimoni documental d’interès tota aquella documentació, sense límit d’edat, resultant de l’activitat de les persones físiques o jurídiques del CEC o que hi hagin estat vinculades.

Article 77

L’àmbit d’actuació de l’AHCEC és el dintre del CEC i en les entitats vinculades al CEC  i els fons objecte de la seva actuació són els descrits en l’article anterior.

Article 78

L’AHCEC seguirà una política d’ingressos d’acord amb el seu àmbit d’actuació, l’interès dels fons i la disponibilitat de recursos humans i d’instal·lacions

Secció 2

De la protecció del patrimoni documental

Article 79

L’AHCEC vetllarà per la integritat del patrimoni documental del CEC i per la seva protecció i recuperació. Amb aquesta finalitat farà les oportunes propostes d’adquisició, d’acceptació de cessió o de reproducció dels fons documentals d’interès pel CEC. Al mateix temps, podrà assessorar entitats, empreses i particulars sobre les condicions de conservació i tractament de la documentació.

Article 80

L’ingrés de documentació a l’AHCEC ha de ser acceptat, previ informe de l’arxiver, per l’Area Documental del CEC, que haurà d’acordar les condicions sota les quals es realitza i les que regularan l’accés a aquesta documentació per part del propi cedent. Es confeccionarà un primer inventari de la documentació, que serà rubricat per l’arxiver. El CEC lliurarà al cedent un document provatori de l’esmentat ingrés.

Article 81

L’AHCEC portarà un Registre d’ingressos on constarà el número de registre d’ingrés, la data d’acceptació, la data d’ingrés, les dades del cedent, el tipus d’ingrés i la descripció sumària de la documentació ingressada.

Article 82

Per recuperar documentació cedida a l’AHCEC en règim de dipòsit serà imprescindible sol·licitar-ho per escrit al cap d’Area Documental. El CEC procedirà a la seva devolució d’acord amb els pactes efectuats en constituir-se la cessió en règim de dipòsit o, si aquests no existissin, a les disposicions legals que la regulen.

Secció 3

De la difusió del patrimoni documental del municipi

Article 83

L’AHCEC ha de divulgar el patrimoni documental que custodia com a part integrant del patrimoni cultural. Amb aquest objectiu dissenyarà programes d’activitats que poden incloure, entre altres:

83.1. L’edició de material divulgatiu dels fons i dels serveis.

83.2. La publicació de revistes i monografies d’àmbit local.

83.3. La realització de visites guiades a l’AHCEC.

83.4. L’organització de cursets i conferències.

83.5. El muntatge d’exposicions.

Article 84

Pel caràcter cultural de la documentació que custodia, l’AHCEC, a més de les activitats pròpies, estarà obert a col·laborar amb iniciatives d’altres entitats que contribueixin a la divulgació del patrimoni cultural.

Article 85

L’AHCEC col·laborarà amb els centres d’ensenyament per donar a conèixer l’existència, la naturalesa i els possibles usos del patrimoni documental.

Article 86

L’AHCEC assessorarà els usuaris sobre les característiques, contingut i possibilitats d’explotació de la documentació que custodia.

APÈNDIX LEGISLATIU

Aquest apèndix recull, per ordre cronològic, exclusivament la legislació que se cita de forma explícita en el Reglament i aquella a la qual aquesta fa referència.

• Constitució espanyola de 1978
• Llei 6/1985, de 26 d’abril, d’arxius de Catalunya
• Llei 16/1985, de 25 de juny, del patrimoni històric espanyol
• Ordre de 15 d’octubre de 1992, criteris d’avaluació i tria de documentació i model de proposta corresponent
• Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català
• Ordre de 8 de febrer de 1994, normes per a l’aplicació de Taules d’Avaluació documental
• Decret 128/1994, de 16 de maig, de modificació de la norma sobre avaluació i tria de documentació (Decret 117/1990)
• Reial Decret 1/1996, 12 d’abril, pel qual s’aprova el text refós de la llei de la propietat intel·lectual
• Llei 10/2001, de 13 de juliol d’arxiu i documents aprovada per la Generalitat de Catalunya.

 

Barcelona, 19 de gener del 2009